Oktober 2024
Naast de investeringen in woningverbeteringen blijven ook de kosten voor planmatig-, reparatie- en mutatieonderhoud in de corporatiesector stijgen. Volgens prognoses van Aedes en de Autoriteit Woningcorporaties zullen in 2024 de gemiddelde jaarkosten voor het reparatie- en mutatieonderhoud door blijven stijgen boven het plafond van € 1.000 per verhuurbare eenheid. Ook signaleren zij dat die kosten in de periode van de laatste 10 jaar bijna zijn verdubbeld. Hoe komen we tot een kostenbeheersing van het reparatie- en mutatieonderhoud? Welke bijdrage levert het verbeteren van het kwaliteitsbeleid, de samenwerking met aannemers en de communicatie met huurders?
Impact van het onderhoud.
De planning en uitvoering van het onderhoud heeft grote invloed op de klanttevredenheid. De Aedes-benchmark 2023 laat momenteel zien dat de klanttevredenheid over uitgevoerde reparaties en de ervaren woningkwaliteit nagenoeg gelijk blijven. Maar naarmate de huidige bestaande woningvoorraad, door het uitblijven van vervangende nieuwbouw, als gevolg van de huidige grote woningnood steeds sneller veroudert zal die steeds minder aan de huidige gebruikseisen gaan voldoen en lopen verhuurders het gevaar dat die tevredenheid bij de huurders de komende tijd zal gaan afnemen. Logische reactie is dan om, zolang ingrijpende verbeteringen of vervangen de nieuwbouw nog niet aan de orde zijn, het onderhoud meer en meer in te zetten om de bruikbaarheid van dit bezit zoveel als mogelijk op een modern kwaliteitsniveau te houden voor de te huisvesten doelgroepen. Dit door bijvoorbeeld om bij mutaties of grote reparaties te zorgen voor nieuwe keukens, toiletten en badkamers. Maar ook door de ventilatie en isolatie te verbeteren om schimmelproblemen op te lossen en voor oudere huurders te zorgen voor goede plaats- en werkruimtes rondom drogers, wasmachines, koelkasten. Door die ouderen, en hun aantal zal de komende jaren verdubbelen, zal de vraag toenemen naar goede toe- en doorgankelijkheid van de algemene ruimten en hun woningen. Daarbij is het vaak nu al een enorme uitdaging om die oudere woningvoorraad te laten voldoen aan de huidige eisen van het Besluit bouwwerken leefomgeving. Zoals het voorkomen van brandoverslag naar naast- onder- en bovengelegen woningen en de zorg voor goede vluchtmogelijkheden.
De organisatie van het reparatie- en mutatieonderhoud.
Bij alle organisaties, dus ook bij verhuurders en aannemers, zien we dat personeelsgebrek een steeds groter probleem aan het worden is. Ook dat er grote wisselingen plaats vinden in het personeelsbestand. Hierdoor komen ervaring en kennis bij de medewerkers zwaar onder druk te staan. Dit is één van de redenen dat veel verhuurders het uit te voeren werk willen uitbesteden aan gespecialiseerde bedrijven. Alleen heeft dit weer tot gevolg dat de ervaring en kennis in het eigen bedrijf nog sneller afneemt. Gevolg is dat het bepalen van beleid door de verhuurder, maar ook de controle op de uitvoering, komt daardoor in de knel. De controle op de uitvoering, maar ook het bepalen van beleid door de corporatie komt daardoor in de knel. De beschikbaarheid van gestructureerde data over het binnenwerk van de woningen, het gebruik door de huurder en het uitgevoerde onderhoud zijn cruciaal voor de beheersing van het reparatie- en mutatieonderhoud.
Hoe maken we het onderhoud steeds meer stuurbaar?
De eerste stap: “wat willen we”.
Cruciaal is dat corporaties de data over het binnenwerk van de woningen, het gebruik en het uitgevoerde onderhoud eenduidig vastleggen. Ook moeten alle betrokkenen over een instrument beschikken waarmee ze over de kwaliteit, de kosten en de planning van het onderhoud kunnen communiceren. Dat geldt niet alleen voor de eigen organisatie, maar ook voor de bedrijven waarmee wordt samengewerkt en de huurders.
Kwaliteitssturing gaat primair om inzicht in de wettelijke kwaliteitseisen waaraan voldaan moet worden. Aanvullend gaat het om inzicht welke eisen hier boven uit gaan en dan dus bovenwettelijk zijn, maar prima passen in de door de verhuurder gewenst woningportefeuille.
Hiervoor heeft YourAssets de methode “Moeten/Willen” beschikbaar. Hierin zijn methodisch de hiervoor genoemde gegevens verzameld om elk gewenst kwaliteitsniveau samen te stellen, te beoordelen en toe te passen.
De tweede stap: “wat doen we”.
Uitgaande van het kwaliteitskader “Moeten/Willen” kan de corporatie KPI’s vaststellen op te nemen in contractafspraken met uitvoeringspartners De gerealiseerde kwaliteit van het onderhoud kan met de KPI’s worden beoordeeld door steekproefsgewijs woningen te op te nemen. De resultaten worden geëvalueerd met de uitvoeringspartners voor het vaststellen van verbeterpunten.
De ervaring leert dat die manier van werken een goede basis blijkt te zijn voor zowel een plezierige samenwerking binnen de eigen organisatie als met die van de betrokken aannemers. Dat is logisch omdat voor ieder glashelder is aan welke voorwaarden het uit te voeren werk moet voldoen, welke gegevens tijdens de uitvoering geregistreerd moeten worden en op welke wijze bij afwijkingen moet worden overlegd en geacteerd om de uitvoering van het onderhoud in goede banen te houden.
Ontwikkeling van de dashboards.
Het kunnen monitoren op die kritische waarden, is de grote ‘gamechanger’ om het reparatie- en mutatieonderhoud te optimaliseren en beheersbaar te maken. Dashboards signaleren wanneer sprake is van onderschrijding van kwaliteitseisen, overschrijding van kosten en leegstandscijfers en afwijkingen van de eerder geoffreerde werkzaamheden.
YourAssets ontwikkelt met corporaties en de uitvoeringspartners dashboards waarin de data voor het monitoren van de voortgang en de resultaten zijn opgenomen.